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HeXaRH Ressources humaines — produit de la suite Hexa360Le SIRH complet : temps, frais, véhicules et dossier du salarié
Congés, pointeuse, notes de frais lues par l'IA, relevés kilométriques, contrats et documents obligatoires : tout le dossier du salarié au même endroit.
L'application en images
Quatre écrans de notre propre usage quotidien de l'outil.
Captures prises sur notre installation réelle, puis anonymisées : identité du compte, nom du véhicule, plaque et noms des validateurs ont été remplacés par des valeurs fictives. Aucune donnée réelle de Foxchip n'apparaît sur cette page.
Le problème à résoudre
La gestion du personnel d'une PME se disperse naturellement : les congés dans un tableur, les heures sur une pointeuse qui vit sa vie, les notes de frais dans une enveloppe, les contrats dans un classeur, les relevés kilométriques demandés par mail en fin de mois. Chaque information existe, mais aucune ne se parle.
Le coût n'est pas seulement le temps passé à consolider tout cela. C'est aussi le risque : un document obligatoire qui manque, une visite médicale oubliée, un relevé kilométrique reconstitué de mémoire au moment de calculer un avantage en nature.
Un SIRH utile n'est pas celui qui offre le plus d'écrans, c'est celui qui va chercher l'information là où elle se trouve déjà.
Exemple de parcours : une note de frais
Le parcours métier tel qu'il se déroule réellement, étape par étape.
Les états d'une note de frais
Les états que traverse le dossier, et les sorties possibles.
Architecture : l'outil va chercher l'information à la source
Qui parle à quoi, et surtout où sont stockées les données.
Ce que fait l'application
Les fonctions réellement livrées, regroupées par domaine.
Temps de travail et présence
- Demandes de congés et d'absences déposées par le salarié, validées par le responsable
- Import des badgeages de la pointeuse, avec rattachement de chaque badge à son salarié
- Terminal de pointage et gestion des badges depuis l'application
- Rapport d'heures et planning individuel, exportable vers un agenda
- Export vers la paie reprenant heures, absences et éléments variables
Frais, péages et missions
- Notes de frais avec lecture automatique du justificatif photographié
- Badges de péage rapprochés automatiquement des trajets (autoroutes, parkings)
- Rattachement au client ou à la mission, pour la refacturation
- Titres restaurant suivis avec le reste des éléments variables
- États hebdomadaires par client, prêts à transmettre
Parc de véhicules
- Relevé kilométrique automatique auprès du constructeur, sans intervention du conducteur
- Barème kilométrique et calcul des avantages en nature
- État du véhicule et photos à la remise comme à la restitution
- Alerte si la liaison constructeur est perdue : sans elle, plus aucun relevé n'est possible
- Coût d'interrogation maîtrisé : le parc est listé en un seul appel pour repérer les véhicules déjà éveillés, et l'on évite de réveiller les autres sans raison
Dossier du salarié et conformité
- Contrats de travail et avenants conservés au dossier
- Documents obligatoires suivis, avec ce qui manque clairement identifié
- Entretiens professionnels, objectifs et compétences
- Formations suivies et à programmer
- Annuaire interne et documents mis à disposition de chaque salarié
La lecture des justificatifs se fait sur notre serveur, pas chez un tiers
Chez nous, c'est le serveur d'intelligence artificielle installé dans nos locaux qui lit les justificatifs de notes de frais — pas un service externe. L'application sait dialoguer avec les deux, le choix se fait par un simple paramètre, et c'est le local que nous avons retenu pour notre propre usage.
Une note de frais raconte les déplacements, les clients visités et les montants engagés. Le traitement local supprime la question du transfert de données — le document ne quitte jamais nos serveurs, ni vers un éditeur ni vers l'étranger.
L'extraction reste une proposition : les champs sont pré-remplis, et c'est le salarié qui vérifie avant d'envoyer. Le reste du portail — pointage, kilométrage, contrats — repose sur des règles explicites, pas sur de l'estimation.
Notre serveur d'intelligence artificielle est installé dans les locaux de Foxchip, en France. Voir comment il fonctionne.
Les choix techniques
Ce sur quoi l'application repose, et ce que cela implique.
| Type d'application | Application web installable sur téléphone |
|---|---|
| Langage et base | PHP, base MariaDB |
| Rôles | Salarié, responsable, administration |
| Pointeuse | Terminal de badgeage raccordé, historique conservé même après départ du salarié |
| Véhicules | Interface de programmation du constructeur, relevé sans réveil du véhicule |
| Lecture de documents | Deux moteurs possibles, dont le serveur d'IA de Foxchip |
| Sortie paie | Export des heures, absences et éléments variables |
Les détails qui font la différence
Les points qu'on ne voit pas dans une démonstration, et qui décident de l'adoption sur le terrain.
Aller chercher le kilométrage à la source
Demander son compteur à un salarié en fin de mois donne une valeur approximative et tardive. L'application interroge le véhicule directement. Chaque appel au constructeur étant facturé, elle liste d'abord tout le parc en une fois pour ne solliciter que ce qui est nécessaire.
Une liaison perdue doit se voir
Le jour où l'autorisation constructeur expire, plus aucun relevé n'est possible et personne ne s'en aperçoit avant la fin du mois. L'application le signale explicitement.
Un produit que nous utilisons nous-mêmes
HeXaRH gère les congés, les heures et les frais de Foxchip. Un outil que l'on subit tous les mois est un outil que l'on corrige vite.
Un besoin qui ressemble à celui-ci ?
Décrivez-nous votre problème, même mal défini. Nous vous dirons honnêtement s'il existe déjà une solution sur le marché — et si ce n'est pas le cas, nous la construirons.